6 dicas para definição do Escopo do Projeto no Gerenciamento de Projetos

O ponto de partida para o sucesso da prática de gerenciamento de projetos é um escopo bem definido. O PMI – Project Management Institute considera a definição do Escopo do Projeto uma das áreas de conhecimento do framework de gerenciamento de projetos. Sua definição tem como pré-requisito uma clara visão dos objetivos, limites, a aprovação do gerente de projeto e das partes interessadas, e, principalmente, as entregas do projeto. 

Um escopo de projeto bem definido é condição necessária para assegurar o sucesso do projeto. Sem ter este ponto de partida bem definido, não importa o quanto a equipe trabalhe, o sucesso do projeto pode estar ameaçado. A definição de recursos e a elaboração do cronograma do projeto também ficam mais alinhados com os objetivos a serem atingidos.

Neste artigo, a Global Results apresenta algumas dicas para a adequada elaboração do Escopo do Projeto. Você verá:

1. Obtenha consenso das necessidades de negócio para o Escopo do Projeto.
2. Defina objetivos e metas do projeto.
3. Descreva o Escopo do Projeto de forma clara e objetiva.
4. Obtenha as expectativas do projeto para nortear o Gerenciamento do Projeto.
5. Identifique obstáculos, restrições e riscos do Gerenciamento do Projeto.
6. Qualifique as mudanças necessárias no Escopo do Projeto.

1. Obtenha consenso das necessidades de negócio para o Escopo do Projeto.

Uma clara identificação das necessidades de negócio que justificam a existência do projeto permitirá que a qualquer momento se identifique o que justifica ou não estar dentro do Escopo do Projeto. O gerenciamento de projeto passa a contar com uma forte referência para ativar ou reduzir esforços decorrente do alinhamento ou não com as necessidades definidas.

De fato, como nas atividades de gestão em geral, o gestor de projeto e os membros da equipe de projeto têm que compreender o “porquê” dos esforços que estão sendo despendidos para qualificar cada esforço e recurso dentro deste panorama mais geral.

2. Defina objetivos e metas do projeto.

Neste ponto a gestão de projetos pode utilizar a técnica de gestão denominada SMART, que é um acrônimo da sigla em inglês para “Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound”. Em português significa “Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Temporal”.

O gerente de projetos deve realizar um escrutínio dos objetivos e metas estabelecidos para o projeto com base nesse check-list, o que permitirá aumentar a qualidade das definições obtidas e poupar problemas futuros de medição ou de frustração de expectativas.

• Específico – As definições devem permitir uma clara ideia do “O que” queremos obter.
• Mensurável – O seu alcance ou não deve ter condições de ser devidamente medido através de algum KPI de projeto.
• Atingível – Precisam ser viáveis de serem alcançados com os recursos disponíveis.
• Realista – No sentido que seja possível superar eventuais obstáculos e possíveis riscos antevistos no decorrer do projeto. As metas e objetivos são fáceis de cumprir, especialmente se você enfrentar problemas ou complicações. Isso reduzirá a qualidade geral do resultado do projeto e fará com que o orçamento ultrapasse e não cumpra os prazos definidos.
• Prazo – Devem ser estabelecidos prazos viáveis para o cumprimento das metas estabelecidas.

3. Descreva o Escopo do Projeto de forma clara e objetiva

Abra um “Project chart” (carta do projeto), verbalizando e registrando todos os detalhes necessários que permita que pessoas que não tenham participado da elaboração dos conceitos do projeto até este momento, possam entender de forma clara e precisa o “O que” e “Como” serão alcançados os resultados esperados, quais os limites do projeto, suas expectativas e entregáveis.

4. Obtenha as expectativas do projeto.

O gerenciamento do projeto deve levar em consideração as expectativas das partes interessadas. Estas expectativas podem ser verbalizadas e não verbalizadas, e o gerente de projetos deve ser capaz de capturar estes aspectos, qualifica-los e eventualmente incorpora-los em seu plano de trabalho, assim como compartilhar com a equipe de projeto.

Estes aspectos se referem ao valor agregado esperado após a conclusão do projeto, quer seja estratégico (vantagens competitivas, novos mercados, entre outros), operacionais (produtividade, eficiência, qualidade, entre outros) ou financeiros (aumento de receitas, redução de custo, entre outros aspectos).

5. Identifique obstáculos, restrições e riscos no Escopo do Projeto.

A antevisão dos possíveis obstáculos e riscos do projeto poderá se transformar em uma vantagem competitiva no gerenciamento do projeto. Ações mitigatórias ou mecanismos de detecção de anomalias poderão ser monitorados para que a gestão de projetos tome medidas mitigatórias ou ações corretivas em tempo hábil para evitar maiores impactos ou desvios no projeto. Estas questões podem ocorrer decorrentes de problemas com os recursos disponibilizados ao projeto, problemas ambientas, deficiência de fornecedores, corte de orçamento, mudanças conjunturais, entre outros aspectos.

6. Qualifique as mudanças necessárias no Escopo do Projeto.

Assegure que as mudanças não previstas e candidatas a serem implementadas estejam coerentes com as premissas dos conteúdos e definições descritos nas etapas anteriores.

A prática de gerenciamento de projetos dentro de uma organização deve ser estabelecida dentro de uma realidade que permitida uma linguagem comum e conhecida relacionado ao ambiente de desenvolvimento de projetos. Quanto mais eficientes, rápidos e eficazes for o ciclo de cada projeto – planejamento – execução – entrega, mais a empresa se beneficiará em obter vantagens competitivas, processos e produtos inovadores e melhorias financeiras em seus resultados.

Iniciar o projeto corretamente com base no que foi descrito anteriormente permitirá que toda a sequência nas demais etapas e demais áreas de conhecimento previstas no PMI ocorram corretamente e possam ser devidamente validadas e referenciadas através das definições iniciais constantes no Escopo do Projeto.

Projetos realizados dentro do escopo, tempo e custo esperados são pilares de inovação e de geração de novas competências as empresas, e o estabelecimento de frameworks como o descrito anteriormente fornecem uma contribuição fundamental para que isto ocorra dentro das organizações.

A Global Results é uma consultoria de gestão em controle de projetos, possuindo competências humanas, metodologias e sistemas de software para facilitar a gestão de projetos nas organizações. Consulte nosso site e nosso blog para maior conhecimento das metodologias e dicas relacionadas ao gerenciamento de projetos.

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