Controle de Custo e Orçamento no Gerenciamento de Projetos

05/04/2021

Normalmente falamos que temos que atender o escopo, a qualidade e o custo do projeto dentro do prazo estabelecido. Existem naturalmente outros pré-requisitos para que um projeto seja considerado bem-sucedido, porém dentre outros fatores, a Global Results Consultoria detalha neste artigo o planejamento e controle de custo e orçamento na gestão de projetos.

Podemos entender como orçamento de projeto o total de custos projetados necessários para concluir um projeto em um período de tempo definido. Contém estimativas de quais são os custos de projeto envolvidos em cada uma de suas etapas.

Devem ser incluídos  o custo de todos os recursos envolvidos no projeto, como mão-de-obra, materiais e outros custos operacionais. Uma vez sendo uma programação financeira dinâmica, deverá ser revisado e seus desvios corrigidos ou ter suas estimativas reprogramadas decorrente da realidade durante o desenvolvimento do projeto.

Gestão de Projetos: por quê é necessário um orçamento de projeto?

Passos para o planejamento e execução do custo do projeto.

Orçamento como linha base na gestão de projetos.

Gestão de Projetos: por quê é necessário um orçamento de projeto?

Uma vez que o orçamento de projeto provavelmente faça parte de um orçamento mais global (o orçamento das partes interessadas que financiam o projeto), provavelmente os seus recursos financeiros estarão disputando com outros recursos financeiros da empresa como um todo. Desta forma, a execução física e financeira de um projeto é fundamental para evitar conflitos com outros recursos, também físicos e financeiros, disponíveis para uso da empresa. O gerente e a equipe de projeto responsáveis pelo gerenciamento de projetos deverão “prestar contas” do desempenho do projeto, incluindo a utilização dos recursos financeiros alocados no orçamento do projeto.

Passos para o planejamento e execução do custo do projeto.

Na verdade, o orçamento de projeto é uma das linhas de base da gestão de projetos, utilizada para medir o seu desempenho, na medida que o projeto se desenvolve. Para um bom planejamento e execução do orçamento do projeto, podemos seguir alguns passos.

  • Garanta que todos os itens que envolvam recursos financeiros estejam considerados, diretos ou indiretos. Assim, o gestor do projeto deve validar cada etapa com os recursos que serão demandados, fixos e variáveis, como mão-de-obra, materiais, viagens, equipamentos, locais físicos, licenças, EPIs, entre outros recursos.
  • Utilize dados históricos a partir de outros projetos semelhantes desenvolvidos pela empresa.
  • Obtenha lições aprendidas, tanto do ponto de vista de erros e acertos de estimativas, quanto do ponto de vista de como a empresa respondeu aos desvios detectados.
  • Saiba utilizar as competências existentes na empresa, recorrendo aos especialistas e àqueles que possuem experiência em determinada etapa do projeto.
  • Confirme as estimativas finais do projeto com atenção, para evitar precipitação ou que haja erros básicos.
  • Desafie as premissas. Muitas vezes grandes soluções são decorrentes da mudança de premissas. Podemos fazer determinada etapa ou atividade de maneira diferente? Quais são as alternativas e riscos envolvidos?

Orçamento como linha base na gestão de projetos.

O orçamento do seu projeto é a linha de base para a medição do progresso do projeto. Com esta medição será possível medir os desvios ocorridos versos o progresso físico do projeto. As ações necessárias podem significar desde um controle maior nos dispêndios do projeto até uma reprogramação física e financeira do projeto para atender o escopo, a qualidade e o custo do projeto dentro do prazo estabelecido. Ou seja, a execução física e financeira de um projeto são interdependentes.

O controle do projeto deve ter uma coluna planejada versus real. Quando você está fazendo aquele aplicativo, é provável que você faça um pivô e isso afetará o orçamento. Essas colunas são uma forma de rastrear as despesas para garantir que você esteja dentro do orçamento. É importante também considerarmos que quanto mais cedo detectarmos os desvios e implementarmos as ações pertinentes, mais facilmente traremos o projeto de volta às premissas estabelecidas inicialmente.

A Global Results Consultoria possui um portfolio metodológico completo para apoiar na gestão de projetos, incluindo metodologias como o Método Corrente Crítica (CCPM – Critical Chain Project Management, em inglês), da Teoria das Restrições e Métodos Ágeis. É afiliada oficial da ProChain Solutions. Inc., desenvolvedora do software ProChain® especializado da aplicação do Método da Corrente Crítica.

Entre outras especialidades na área de Gestão de Projetos, a Global Results Consultoria é especialista em Parada de Manutenção (melhorar o desempenho em grandes paradas gerais, programadas e periódicas, para plantas industriais de fluxo contínuo), Construção Civil (melhoria de desempenho de obras de construção civil, antecipação da capitalização dos benefícios e redução de riscos por atraso), Montagem Eletromecânica (antecipação de problemas em projetos complexos, mais entrega com mesmos recursos e redução significativa de custos), Inovação (agilidade na identificação de soluções inovadoras, antecipação de benefícios e segurança na gestão de projetos com escopo, tempo e custos variáveis), Tecnologia da Informação (mais projetos com mesmo recursos, agilidade, velocidade de entrega e redução de custos) e Desenvolvimento de Produtos (otimização de ambientes Multi-projetos, inclusive com aplicação do Método da Corrente Crítica, com uso do ProChain® da ProChain Solutions.Inc. e melhor uso da capacidade e dos recursos investidos.

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